【テンプレ有】営業メールでアポを取るために押さえるべき6つの基本

この記事では、あなたのこんなお悩みを解決します。

近年では、営業活動のアプローチにメールを利用するのが一般的です。

取引先や顧客と約束を取り付けることが目的の「アポメール」は、営業の成功率に大きな影響があります。

この記事では、

・「アポメールを作成したことがない人」
・「アポメールを送っても返信が返ってこない人」

の参考になるように、アポメールを作成する際のコツや注意点を実際の例文を使って解説します。

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参考記事>>>【完全解説/テンプレ有】営業メールの基本的な書き方やポイント

基本的なアポメールの書き方・構成

アポメールを作成する際に、抑えておくべき基本的なポイントは6つあります。

1. メールの内容が伝わるように件名を書く
2. 宛名を略さずに丁寧に挨拶する
3. 本文はできるだけ短く簡潔に
4. 企業にどのようなメリットがあるのか提示する
5. 日程は複数の候補日を提案する
6. 返信期限を設ける

以上のポイントを順に詳しく解説していきます。

メールの内容が伝わるように件名を書く

アポメールの受信者は、毎日多くのメールを受信している可能性が高いため、件名でメールの内容がわかるようにするといいでしょう。

たとえば、「ご面談のお願い」よりも「打ち合わせ日程のご相談」と書くとメールの内容が伝わりやすいです。

また、差出人が不明では迷惑メールとして処理されてしまう場合があるため、会社名と氏名も必ず書きましょう。

宛名を略さず丁寧に挨拶する

宛名は、相手の会社名や部署名を略さずに正確に書きます。

また、アポメールの送信先の相手の名前がわかる場合は、名字だけではなくフルネームで書きましょう。

初めてメールするときなど、相手の名前がわからない場合は「ご担当者様」と書きます。

すでに連絡をしている場合の挨拶文は、「いつもお世話になっております」と書きます。

初めての場合は「突然のご連絡にて失礼いたします」と相手に初めてだとわかるように書くといいでしょう。

本文はできるだけ短くわかりやすく

メールが長いと「読むのが面倒だ」と思われてしまい、最後までメールが読まれないかもしれません。

伝えたい内容は2、3個までにして、一文もできるだけ短くします。

パソコンでメールを開いたときにスクロールの必要がない文章量が理想です。

企業にどのようなメリットがあるのか提示する

アポメールでよくある失敗が、自社の商品やサービスを紹介したい気持ちが強すぎて相手の目線に立てていないことです。

自社の商品やサービスを利用することによって、企業にどのようなメリットを得られるのか伝えることがアポメールの返信率を高められるでしょう。

メールを送る前に相手企業の事業内容をチェックし、抱えている課題や悩みを調査するのが有効です。

日程は複数の候補日を提案する

アポイントの日程はこちらから候補日を3つ提案します。

2つだと少なく、4つ以上ではメールが長くなってしまうため3つが理想です。

候補日は直近では相手のスケジュール調整が難しい場合があるため、1週間～2週間を目安に提案しましょう。

返信期限を設ける

返信期限を書くと相手を急かすことになるため、書かない方がいい場合があります。

すでに取引がある相手と重要な打ち合わせをしたいときは返信期限を書くといいでしょう。

具体的な期限日を提示することで、相手のスケジュール確認を促すことができるため返信がされやすくなります。

急な催促は失礼にあたるので、5営業日を目安に期限日を書きます。

メール内容は過去の取引の有無によって違う

アポメールは、「初めてメールを送る場合」、「すでに関係がある場合」、「紹介された場合」で書き方が変わります。

実際のアポメールを例に書き方のポイントを解説します。

初めてメールを送る場合の例文

初めてアポメールを送るときは、自己紹介とメールを送った目的を明確に相手に伝えましょう。

すでに関係がある場合の例文

過去に取引の実績がある場合や挨拶を済ませている場合は、自己紹介は簡潔にして要件を伝えましょう。

紹介された場合の例文

第三者から紹介された場合は、件名と本文に紹介者の会社名と名前を入れます。

メール以外のアポの取り方

アポを取る方法は、メール以外ではテレアポがあります。

テレアポとは、テレフォン（電話）アポイントの略称です。

電話を用いて、商談や挨拶の約束を取り付けます。

テレアポは成功しにくく、10件以上電話をかけても話を聞いてくれる企業が一社もいないこともあります。

営業スキルの高い営業マンほどアポイントを取りやすい傾向にあり、テレアポが成功するかは担当者の営業スキルによります。

アポを取るにはメールがおすすめな理由

アポイントを取るには、テレアポよりもメールがおすすめです。

メールでアポイントを取るメリットは、

1. 「担当者にアプローチできる可能性が高い」
2. 「文章が残る」
3. 「効率良く営業できる」

の3つあります。

担当者にアプローチできる可能性が高い

テレアポの場合、直接担当者に電話がつながればいいのですが、基本的に受付に繋がります。

受付にサービスや商品の魅力を伝え、どのようなメリットがあるのか伝えても「営業はお断りしております」と断られてしまい取り次いでもらえないかもしれません。

メールは、個人アドレスでのやりとりになるため担当者と直接接触しやすいです。

文章が残る

テレアポは音声のみでサービスや商品の特徴を紹介します。

会話しながら内容を覚えるのは難しく、聞き慣れないサービスや単語が出てくるとなおさら伝えるのが困難になります。

メールではテキストとして残るため、情報を漏らさず的確に伝える事ができます。

また、サービスや商品の内容が手元に残るため、提案時点では必要ないと判断されたとしても、後に必要になりあとから連絡をいただけることがあります。

効率良く営業できる

アポメールはメールのテンプレートを作成しておくと、短時間で多くの企業に送信できます。

そのため、一件ずつ電話をかけるテレアポよりも効率的に営業活動ができます。

また、テレアポは相手のスケジュールに合わせて電話をする必要がありますが、メールの場合は相手の都合がいいときに、メールを確認できるためお互いに効率よくやり取りができます。

アポメールの成功率を上げるコツ

アポメールの成功率を高めるには、自社のサービスや商品が事業の助けになる企業を選定することです。

企業についてよくわからないままアポメールを送っても成果に繋がりにくく、事業と関わりが薄いサービスの案内メールが来ても読まれることなく処理されてしまうでしょう。

メールを送る前に、送付先企業の事業内容を確認し、企業が抱える問題や悩みを解消できる旨を伝えるといいでしょう。

NGなアポメールの特徴3つとは

アポメールでやってはいけないことは3つあります。

せっかくのチャンスを逃すことになってしまうかもしれないので、よく確認しましょう。

1.送り主が書かれていない

メールの件名に送り主の名前が書かれていないと、メールが開かれずに処理されてしまう可能性が高いです。必ず名前と会社名をしっかりと書きましょう。

また、メールの最後に署名を書くのを忘れないようにしましょう。

2.送信する時間が非常識

メールは、好きなタイミングで読めるとはいえ、深夜に送るのは止めましょう。

相手企業の営業時間にもよりますが、9:00～19:00までの間で送ります。

どうしても深夜に送らなければならない場合は、冒頭に「夜分遅くに失礼いたします。」と付けます。

3.メールに誤字がある

アポメールを作成するときは、必ず誤字がないように気をつけましょう。

メールに誤字があると「この会社のサービスは本当に信頼できるのかな？」と思われてしまうかもしれません。

メールを送る前に、小さな声でもかまいませんので実際に読み上げると誤字を見つけやすくなります。

アポメールを送った後に必要なフォロー

アポメールは送ったら終わるのではなく、「フォローの電話」や「フォローメール」を送る必要があります。

アフターフォローについて解説します。

フォローの電話をする

相手は膨大なメールを受信しており、アポメールが埋もれてしまい見落とされることがあります。

メールで提示した返信期限を過ぎても返信がない場合は、電話で確認するといいでしょう。

日程が決まった後のフォローメール

アポメールの返信に、相手の希望日時が記載されているでしょう。

記載された内容から面談や挨拶の日時の決めて返信します。

返信の件名は、履歴を残すために変更せずにそのまま返信します。

件名に相手の名前が入っていても「様」を書き加える必要はありません。

日時確定のメールは「7月10日（○）13時から可能でございます」と、日にち、曜日、時間をしっかりと記載して行き違いのないようにしましょう。

コツを押さえて相手に合ったアポメールを送ろう

アポメールを送る場合は、必要な情報を簡潔に漏れなく記載し、候補日を提示するようにしましょう。

メールを送る相手との関係性によって、内容を工夫することも大切です。

メールは簡単に送ることができますが、複数の企業に同じ内容で送るのではなく、それぞれの企業に合った内容で送ることがアポイント成功のコツです。

アポメールには、相手に会って話を聞きたいと思ってくれるような内容を書きましょう。必要に応じて適切なフォローを行うことも重要です。

今回は以上です。