営業のコツ

【初心者向けテンプレ有】営業で使えるビジネスメールのコツを徹底解説!

2020年7月10日

 

ビジネスメール

「ビジネスメールを初めて送る」「ビジネスメールで失敗したくない」あなたへ

 

初めて営業メールを送ることになり、どのような文書で送っていいかわからない

初めての営業職で取引先へメールを送ることになったが決まったひな形がなくて困っている

社内の人間が誰もビジネスメールのひな形を教えてくれない

 

この記事は、こんな疑問を抱いている人に対して下記の内容がわかる記事です。

 

  • ビジネスメールが苦手な人が多い現状
  • 一般的なビジネスメールの送り方(ひな形あり)
  • ビジネスメールで営業をかける方法(ひな形あり)

 

 

本記事の信頼性(誰が書いてるの?実績あるの?)
ファーマーの営業実績は圧倒的
※より詳しいプロフィールはコチラ
※Twitterはコチラ(@sales_farm_jap

 

そんな私が書いたこの記事を読むことで、

 

  • 一般的なビジネスメールの書き方がわかる
  • ビジネスメールで営業する際の具体的なひな形がわかる
  • そろそろ営業しないとなと思っていた経営者の人も明日から行動できる

 

こんなことが実現できるようになります。それでは、お話ししていきます。

 

目次
  1. ビジネスメールを使った営業方法は、意外と教えてもらえない?
  2. ビジネスメールは型があれば超簡単!初心者はまずひな形作りから
  3. 簡単なビジネスメールを送る場合のひな形はこれ!(営業要素なし)
  4. ビジネスメールで新規営業をするなら、用途別のひな形を作っておこう
  5. 顔が見えないからこそビジネスメールでは表現に気を付ける
  6. 【まとめ】ひな形(テンプレ)だけでは成果はでない。まずは1件送ってみよう。

ビジネスメールを使った営業方法は、意外と教えてもらえない?

意外と分からない

 

あなたは普段、ビジネスメールをどのように送っていますか?

特にだれに教わるわけでもなく、なんとなく経験を重ねるうちに自分の型を見つけていったのではないでしょうか。

 

というのも営業職の場合、ロープレやトークの練習はみっちりやるのですが、ビジネスメールや電話応対といったいわゆる事務系の業務は、体系的には教えることが少ないことが多いのです。

 

そのため、先輩がやっている姿を見てなんとなく学んだという人が、非常に多いんじゃないかな、と思います。

 

ですから、

 

「〇〇へメール送っておいて!」

 

とイキナリ先輩から依頼されても、送り方がよく分からなくて困っているのではないでしょうか。

 

既存の取引先がある会社であれば、過去のメールを参考に内容を真似すればいいですが、初めてビジネスメールを送る場合って意外と悩みませんか?

 

「件名に何をいれたらいいんだろう…自社名なのか、本文の内容なのか」

「最初の挨拶って何を書くんだろう、手紙だと決まった文言あるけどビジネスメールでも決まり文句ってあるのか?」

 

こんな感じで悩んでいると、1通のメールを送るのに「気付いたら1時間も2時間も時間を使っていた…。」

 

なんて経験、あるんじゃないでしょうか?

 

会社によっては会社独自のメール文作成のルールがあったりするので、例えば転職した際に通用しなかったりなんてこともあります。

 

そんな中、「いつでも」「誰に対してでも通用する」ビジネスメールが作れるようになったらとても助かりませんか?

 

そこで今回は、誰に送っても違和感を感じさせないビジネスメールの書き方についてお話をしていきます。

 

また、ビジネスメールで営業する方法についても詳しく解説をしていきます。

 

ビジネスメールは型があれば超簡単!初心者はまずひな形作りから

ビジネスメール初心者

 

ここからは、ビジネスメールの型について詳しく解説していきます。

 

結論、ビジネスメールはめちゃくちゃ簡単です。

 

相手に対して、「どこの誰が、なんの件で連絡してきたのか」

 

これが分かる内容であれば、問題ありません。

 

ネットが普及した今のご時世では、個人情報を抜き取ろうとする迷惑メールが会社にも普通に届いてしまうので、迷惑メールではなくちゃんとしたメールですよということが伝わる内容にすればいいのです。

 

簡単なビジネスメールを送る場合のひな形はこれ!(営業要素なし)

ひな形・テンプレート

 

まず初めに、営業ではなく一般的なビジネスメールを送る場合のひな形をご紹介します。

 

大事なのは、

 


【どこの誰がなんの目的で送ってきたのか】

 

 

これです!

 

今回は、すでに先輩と同行したクライント先で見積が欲しいと言われた場合を想定したひな形をご紹介します。

 

【営業要素が低いビジネスメールのひな形(テンプレ)】アクションを明確に!

【1】件名:

〇〇のお見積り送付について【株式会社〇〇(会社名) 〇〇(名前)】

 

【2】宛名:

株式会社〇〇
〇〇部
課長 〇〇 〇〇様

 

【3】挨拶:

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇と申します。

先日は貴重なお時間をいただきありがとうございました。

 

【4】本題:

早速ではございますが、ご依頼いただいた〇〇のお見積書を作成致しました。

添付ファイルにてお送り致します。
※pdfファイルにて作成しておりますが、万が一開封できないなどの不具合がございましたら、
お手数ではございますがご連絡いただだければ幸いです。

 

【5】結び:

また、お見積りご確認後にご不明点やご要望がございましたらお気軽にご連絡くださいませ。
それでは引き続き何卒、よろしくお願い致します。

 

【6】署名:

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇 〇〇

〒123-4567
〇〇県〇〇市〇〇1-2-3 〇〇ビル1階

TEL:00-1234-5678 FAX:00-1234-5678
メール:〇〇@〇〇.co.jp

定休日:土日祝日
弊社HP:https://www.〇〇〇.〇〇

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 

このような形が一般的です。

 

それでは各項目ごとに気を付けるべき内容を解説していきます。

【1】件名
【2】宛名
【3】挨拶
【4】本題
【5】結び
【6】署名

 

【1】件名:非常に大切!件名で全てが決まる

本題

 

件名をどうするか?で、開封するかしないかの全てが決まると言っても過言ではありません。

 

通常、ビジネスマンは日々数十件、数百件とビジネスメールを受信しています。

 

あなたにとっては渾身の1通を送ったつもりでも、あなたが送るメールは相手が日々受信している数十〜数百のうちの1件です。

 

そんな中で相手が開封してくれなければ、それは送っていないのと同じこと。

 

ほとんどのビジネスマンは件名で開くか開かないか確認しています。

 

そのため、件名には必ず「何の件でどこの誰が送っているのか」がわかるような文言をいれましょう。

 

【2】宛名:宛名は縦に並べる

宛名

宛名は、縦に並べて記入しましょう。

 

1行に会社名、所属部署、役職、名前と記載はせず、各項目ごとに改行しましょう。
※所属部署や、役職がわからない場合は無理に書く必要はありません。

 

ちなみに、「会社名」と「担当者名」のみでも失礼ではないので安心してください。

 

所属部署や役職が変わっている可能性もあるので、久ぶりに取引先へ連絡する際にはあえて会社名と担当名のみのほうが無難かもしれませんね。

 

【3】挨拶:わかりやすく簡潔に書くのが正解

挨拶文

冒頭の挨拶文は、簡潔に書くことがオススメです。

 

なぜなら、メールを見る側は挨拶文にはほとんど目を向けていないからです。
※相手はさらっと程度にしか見ていないので、最低限の文言だけでOKです。

 

失礼のないようにと堅い表現を使う人もいますが、相手が取引が一度でもある会社であれば、「いつもお世話になっております」「お世話になっております」という文言と、自社名、自分の名前が入っていれば問題ありません。

 

そのあとに、つい先日会ったばかりであれば「先日は貴重なお時間をいただきありがとうございました。」など一言を添える形にするとよいでしょう。

 

【4】本題:簡潔な表現でOK!1度読めば理解できる内容にしよう

本題

ビジネスメールで一番重要な「本題」部分は、件名で書いた内容をわかりやすく簡潔に書くことを意識しましょう。

 

  • 「箇条書きにする」
  • 「太字にする」

 

など、受け取った人が分かりやすくなるひと工夫をするとより好印象です。

 

今回の場合では、「見積りを送る」「添付ファイルなので、万が一開かなかった教えてほしい」という内容が相手に伝わる内容にしています。

 

【5】結び:相手に気遣いを見せると親切

結び

結び部分は、相手に気遣いを感じてもらえる内容にしましょう。

 

例えば、「メールの内容で疑問などがあれば気軽に連絡ください。」といった一文があると親切です。

 

今回は見積りの件なので、見積内容を確認して何かわからないことがあれば連絡くださいという内容にしています。

 

最後の一文は、「引き続き何卒、よろしくお願いいたします。」で結ぶ形で問題ありません。
※場合によっては、「ご査収ください。」「ご確認お願い致します。」などと変える場合もあります。

 

 

【6】署名:署名の設定していますか?意外と重要です。

署名

メール設定で、署名の設定は必ずやっておきましょう

 

署名は自分が送っている証明にもなりますし、名刺に記載のない情報も載せることができるため、PRしたい情報を載せておくと相手も意外と見てくれていたりします。

 

あなた自身の業務内容に合わせて、携帯番号や、FAX番号、定休日などを入れておくといいでしょう。

 

「まだ署名の設定をしていない」という人は、メールを送る前に設定をしてしまいましょう。

 

1回設定してしまえば、次からはメール作成時に自動で署名がでてくるのでめんどくさくありません。

 

ビジネスメールで新規営業をするなら、用途別のひな形を作っておこう

用途別

ビジネスメールで新規営業をする目的は、大きく2つにわかれます。

 

  • 「資料の送付」や「自社HPへ誘導」を通して、自社商品をアピールしたい
  • 訪問する為のアポを取りたい

 

商品アピールの場合は、資料が届く前にメールを送り資料到着後に開封してもらう率を高め、相手先からの連絡をもらうことが目的になります。

 

訪問アポの場合は(そのままですが)、商談のための企業訪問の約束を取ることが目的です。

 

売りたい商材によって、アポを取るのか資料郵送後のレスポンスを待つのかわかれると思いますので、自社の商品性質に合わせて手法を変えていきましょう。

 

どちらも、最初にひな形さえ作ってしまえば、あとはひたすら送るだけなのでストレスはありません。
※できれば、相手の会社によって少しづつ内容を変えるのがベストですが、慣れて余裕が出てきてからでもいいでしょう。

 

それでは、各項目ごとにひな形を解説していきます。

 

【資料送付・開封を促すビジネスメールのひな形(テンプレ)】自社HPへ誘導も

メールを開封

今回は【リモートワークをする上で役に立つツールの紹介】という例で進めて行きたいと思います。

 

それでは早速、ひな形(テンプレ)を見ていきましょう。

 

【1】件名:

会社の利益を増やすリモートワーク効率化ツールのご案内【株式会社〇〇 〇〇(名前)】

 

【2】宛名:

株式会社〇〇
〇〇部
課長 〇〇 〇〇様

 

【3】導入文:

突然のご連絡失礼致します。
株式会社〇〇の〇〇と申します。

私どもは、都内にてwebコンサルティング業を10年以上、
「フルリモートワーク」にて行っている会社でございます。

 

【4】本題:

初めてのご連絡で誠に恐縮ではございますが、
貴社と新しくお取引をお願いしたくご連絡致しました。

昨今の時代の流れによってリモートワークが増加しておりますが、
既存の業務との違いに様々な問題点が発生している企業様が多くいらっしゃいます。

 

そこで、リモートワーク歴10年の弊社の経験を集約した

リモートワークを簡単に導入できて
・かつ、費用もかなり抑えることができる

そんなツールを開発いたしました。

 

リモートワークは限られた業務内容にしか適用できないと考えられていますが、
弊社のツールを使うことで、貴社の〇〇業務もリモートワークで行うことが可能になり、
交通費やオフィス賃料のコストカットなどを含めて、貴社の利益増加への貢献ができると思っております。

 

是非1度、直接お伺いして弊社ツールの紹介とリモートワークの知見共有や他社事例
また、意見交換をさせていただけないかと思っております。

 

詳しい内容や弊社の事業内容についての資料をお送りさせていただきます。
ご多忙の中大変恐縮ではございますが、ご興味をもっていただけましたらお返事くださいませ。

まずは、略儀ながらメールにてご挨拶申しあげます。

 

【5】署名:

※最新の製品情報などは弊社HPをご確認ください
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇 〇〇

〒123-4567
〇〇県〇〇市〇〇1-2-3 〇〇ビル1階

TEL:00-1234-5678 FAX:00-1234-5678
メール:〇〇@〇〇.co.jp

定休日:土日祝日
弊社HP:https://www.〇〇〇.〇〇

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 

このような内容になります。ポイントは、

 

  • 相手が興味を持つポイントを文章内に入れること
  • 【直接伺いたい】という文言を入れること

 

単純に「資料をみてください」という内容では資料の開封率は上がりませんので、当然、その後のアポイント率も上がりません。

 

まずは「資料を見てみたい」と思ってもらい、その上で「直接会って話した方がメリットがありそう」と思ってもらうことが重要です。

 

それではポイント後に解説していきます。
※「【2】宛名」に関しては、前のビジネスメールのひな形で述べているので割愛します。

 

【1】件名:ビジネスメールで営業するなら、件名は魅力的に

魅力的な件名

ビジネスメールで営業を行う場合は件名に

 

  • 魅力的な相手の利益
  • 何をしたいのか

 

を書くことが重要です。

 

そうすることで、少しでも興味がある相手であれば、メール開封して本文を読んでもらえる可能性が高まります。

 

よくあるダメな例としては、

 

【株式会社〇〇の〇〇と申します】

 

このように、会社名と担当名だけを件名に入れているケースです。

 

この場合だと何の件なのかさっぱりわかりませんよね。

 

件名には、「魅力的な利益」と「何をしたいのか」が一発でわかる一文を意識しましょう。

 

 

【3】導入文:簡単な自己紹介、会社(サービス)の特徴を書く

導入文で簡単な自己紹介と特徴

初めてビジネスメールで営業をかける相手なので、最初に簡単な自己紹介を書きましょう。

 

最初のあいさつは、

 

  • 「突然のご連絡失礼致します。」
  • 「初めてご連絡差し上げます。」

 

このように、今回初めて連絡していますということが伝わる文言にしましょう。

 

そのあとに、会社名・担当名と、簡単な事業内容を記入しましょう。

 

この時同時に、会社の特徴などを書くと読み進めてもらえる確率が上がりますよ。

 

 

【4】本題:相手の利益を押し出し、アクションしたくなる文章にする

本題には相手の利益を加える

本題は非常に重要な部分です。ここでのポイントは、

 

  • 商品の特徴ではなく、相手の利益を中心に文章を書く
  • 相手にどう行動(アクション)を起こして欲しいのか書く

 

このルールをしっかり守ることです。

 

今回であれば、

 

・【利益が上がるツールが、手軽に安く導入できる】
・【資料を開封した後に、連絡をしてもらう】

 

がこのルールに該当します。

 

また、全体の構成のポイントは大きく3つです。

 

  1. 新規の取引相手であるということを明確に伝える
  2. 相手先企業の業務内容を調べ、その業務に役立つ内容の連絡にする
  3. 直接伺いたいが、日程の調整前に資料をみてから返事を促す内容にする

 

このような意図をもって作成することが大切です。

 

【5】署名:さりげなくHPへ誘導する導線を用意してあげる

署名にも工夫を

署名部分には、HPへの導線も用意してあげましょう。

 

メール受信者が本文を最後まで読んでくれたのであれば、署名の手前までは目線がきています。

 

そこで、最後まで読んでくれた「メールの内容に興味をもってくれた人」に、自社やサービスHPへも誘導をしてあげましょう。

 

HPへ誘導することで、

 

  • メール文章で伝えるだけよりも、印象に残る
  • Webサイトからの問い合わせを取れる
  • 事前にHPのURLを社内に展開してくれる

 

など、様々な可能性を広げることが可能になります。

 

また、「資料の到着までは待てない」「届くころにはメールを見たことを忘れている」という事を防ぐこともできます。

 

【アポ取得目的のビジネスメールのひな形】具体的な数字をいれよう!

数字・数値

 

次は、アポイント獲得を目的にした営業ビジネスメールのご紹介です。

こちらも先ほどと同様に、【リモートワークのツールの紹介】を例にしています。

 

【1】件名:

〇〇(相手の利益)についてご提案アポのご依頼【株式会社〇〇 〇〇(名前)】

 

【2】宛名:

株式会社〇〇
〇〇部
課長 〇〇〇〇様

 

【3】導入文:

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社〇〇の〇〇と申します。

 

この度、貴社のホームページを拝見致しまして〇〇の業務において
弊社のツールがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡致しました。

 

【4】本文:

弊社は、より簡単に様々な企業様がリモートワークを実施できるよう
ツールの開発やwebコンサルティングを行っている会社でございます。

 

ありがたいことに、ここ数か月で〇〇業界で◯◯件の導入実績がございます。

 

弊社のツールやサービスをご活用いただくことで、
貴社のビジネスの効率化や経費削減のお手伝いができるのではと考えております。

 

つきましては、是非、直接お伺いさせていただきたいのですが、
30分ほどお時間をいただけないでしょうか。

 

当日は、導入事例やツールの使い方などをご説明させていただけたらと考えております。

 

弊社は以下の時間帯であれば貴社へお伺いできます。

<訪問候補日程>
・◯月◯日 (◯) 00:00〜00:00
・◯月◯日 (◯) 00:00〜00:00
・◯月◯日 (◯) 00:00〜00:00

〇〇様のご都合に合わせてお伺いしますので、
ご一報いただければ幸いです。

ご多忙の中大変恐縮ではございますが、よろしくお願いいたします。

※弊社の導入実績や、ツールの詳しい内容に関しては
お手数をおかけいたしますがHPをご覧ください。
https://www.〇〇〇.〇〇

 

【5】署名:

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇 〇〇

〒123-4567
〇〇県〇〇市〇〇1-2-3 〇〇ビル1階

TEL:00-1234-5678 FAX:00-1234-5678
メール:〇〇@〇〇.co.jp

定休日:土日祝日
弊社HP:https://www.〇〇〇.〇〇

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 

このような内容です。

 

訪問アポを取ることが目的なので、具体的な日程の候補をいれることがポイントです。

 

また、ランダムに送るのではなく、相手先企業の業務内容をリサーチした上で具体的にこの業務に効果を発揮しますという内容が盛り込まれていることが望ましいです。

 

「【2】宛名」「【3】導入文」「【5】署名」に関しては、先ほどの営業要素が少ないメールひな形(テンプレ)と同様ですので、ここでは【1】と【4】について詳しく解説していきます。

 

【1】件名:「相手の利益」を書く。「アポイント取得のメールである」と明記。

件名には利益を記述

件名には、「相手の利益」と「訪問アポイントを取ることが目的である」ということを明記しましょう。

 

また、「どこの」「誰が」「何の件で」メールをしてのかが一目でわかる内容にしましょう。

 

面談、訪問、アポイントなど、訪問アポだとわかる文言にしましょう。

 

【4】本文:自社の実績を入れる。また、日程候補を3つ提示する。

本文には実績や利益を書く

日程の提案は3つ以上

 

本文の言い回しに関しては、営業要素の低いメールひな形とほとんど一緒です。

 

アポ獲得目的のビジネスメールのポイントは2つです。

 

  1. 実際にこれくらいの実績があるとわかる内容を明記する
  2. 訪問可能な具体的な日時を3つあげる

 

今までの営業活動で、

 

  • どの業界に
  • どのくらいの導入実績があるのか

 

を明記することは、信頼性と相手の興味を増大させることに繋がります。

 

また、日時の候補は1つのみだと断りやすいため、最低でも3つほど候補を提示してあげましょう。

 

顔が見えないからこそビジネスメールでは表現に気を付ける

ビジネスメールの表現

 

ここまで、ビジネスメールのひな形について解説してきましたが、最後に避けるべき表現についてご紹介します。

 

ビジネスメールの営業は、文章だけでやり取りするため表現を間違えてしまうとそれだけで「ダメな人」と判断されかねません。

 

特に気を付けるべき言葉・表現は以下の3点です。

 

  • 二重敬語
  • 「御社」と「貴社」の使い分け
  • 初めての相手に「お世話になっております」は使わない

 

それぞれ、簡単に解説していきます。

 

二重敬語

二重敬語

二重敬語は、丁寧な文章しようとするあまり、かしこまり過ぎた文章を作ったときに起きやすい表現です。

 

具体的には、

 

× 伺わせていただきます

→ 伺います

× ご覧になられる

→ ご覧になる

× お承りいたします

→ 承ります

× 拝見させていただきます

→ 拝見します

 

このような感じです。

 

誰かが使っていたような、、、と思わせる表現なので間違った表現方法だと思わないかもしれませんが、二重敬語は恥ずかしい表現なので、注意しましょう。

 

不安な人は、その言葉で検索してみると正解がわかるのでオススメです。

 

「御社」と「貴社」の使い分け

御社・貴社

次に、御社という表現ですが、一般的には口語表現といわれています。

 

つまり「御社」とは、実際に対面でお話をしている時に使う表現だということです。

 

メールなどの文章で使う場合には、【貴社】を使いましょう。

 

初めての相手には「お世話になっております」は使わない

お世話になっております。

最後に「お世話になっております。」という表現についてです。

 

結論、「お世話になっております」の表現は、取引がすでにある相手に対して使うようにしましょう。

 

つまり、「お世話になっております」は初めて連絡する相手には使うべき表現ではない、ということです。

 

新規の相手には、

 

  • 「突然のご連絡失礼します。」
  • 「初めてご連絡差し上げます。」

 

などの表現を使いましょう。ここまで理解できれば、完璧です!

 

【まとめ】ひな形(テンプレ)だけでは成果はでない。まずは1件送ってみよう。

 

いかがでしたでしょうか。

 

今回の記事では、

 

  • ビジネスメールを使った営業のはじめ方
  • ビジネスメールのひな形
  • ビジネスメールで注意するべき表現

 

について、お話をしていきました。

 

ビジネスメールは顔が見えない分、どうやって送ったら失礼ではないかと不安に思う人が多いでしょう。

 

しかし、決まったひな形(テンプレ)さえできてしまえば、意外と簡単に送れてしまいます。

 

この記事でひな形の作り方は理解できたと思いますので、あとは実際にあなたに合ったひな形を作ってみましょう。

 

最初はドキドキしてしまい、なかなか送るのに時間がかかってしまうかもしれませんが、何よりも行動することが大切です。

 

必死に考えて作ったメールに返信があるとテンションが一気にあがりますし、ビジネスメールで営業ができるようになると活動の幅が一気に広がります。

 

マスターできるように日々挑戦していきましょう。

 

今回は以上です。

 

他にもオススメの記事

【商談の事前準備】成果にスグつながる「事前準備19のチェックリスト」

続きを見る

【まとめ】SalesFarm厳選の「営業活動で使える」おすすめサービス31選

続きを見る

  • この記事を書いた人
  • 最新記事

草食系営業の"ファーマー"

いい営業マンやいい会社が大好きです。 新卒でリクルートに就職 ▶︎1年目、全社員中ずっと最下位 ▶︎その後、5年間はずっと営業個人・マネジメント賞などを連続受賞 ▶︎ベンチャー2社に転職。営業責任者&新規事業責任者を歴任 ▶︎経営コンサルで起業、ベンチャー・中小企業だけ支援 ▶︎0→1の営業支援多数→全て収益化 営業経験12年以上。会社経営5年以上。インドア。営業や独立、副業について、現場感のある記事を執筆します。#営業 #未経験 #BtoB #独立 #副業

-営業のコツ
-, , , , ,

Copyright© Sales Farm , 2020 All Rights Reserved.