【決定版】営業管理で超成果を上げる方法、運用方法を徹底解説!

営業で困ってる人

これから営業を始めるけど、どの様に顧客や案件の管理をしていったらいいのか分からない…。

営業で困ってる人

自社の営業マンがそれぞれ好き勝手に営業をしているので、いつ、どんな会社から、いくら契約が取れるのか全く予測も付かなくてモヤモヤする…。

営業で困ってる人

初めて営業組織の管理者になったが、そもそも管理の仕方が分からないので呆然としている…。

この記事では、あなたのこんなお悩みを解決する内容です。

本記事のサマリ(概要)

  1. 営業管理の重要性
  2. 営業管理で得られる具体的4つのメリット
  3. 営業管理の方法2つ
  4. 営業管理で重要な5つの管理項目
  5. 営業管理の具体的な運用方法

本記事の信頼性(誰が書いてるの?実績あるの?)

  • 営業歴は12年以上。BtoB営業が得意。
  • 元リクルートのTOP営業(個人表彰・マネージャー表彰、多数)
  • 現場型の経営・営業コンサルティング会社経営
  • 中小・ベンチャー企業の営業支援・成果出しの実績、多数

※より詳しいプロフィールはコチラ
※Twitterはコチラ(@sales_farm_jap

営業マンを部下に持つ方であれば、自分、もしくはメンバーの営業管理を行っていることでしょう。

しかし営業管理が成果に結びつかなかったり、やり方が今ひとつ分からなかったりすること、ありませんか?

「営業管理」とGoogleなどで検索すると、

  • ”営業管理の意味・定義”
  • ”営業管理用のツールの紹介”
  • ”そのツールの操作方法”

の記事ばかり出てきますが、この記事にたどり着いた方は、ツールを使った具体的な運用方法まで知りたいのではないか?と思い、そこまで詳しく書いてみました。

このブログは、世界一、営業未経験者の方にとって現場感のある有益、かつ、分かりやすいブログを標榜しておりますので、営業管理でお困りの方は、ぜひ最後まで読んでください。

この記事を読んだ後には、営業管理の方法や進め方が理解できるので、明日から実際に営業管理を始められる内容に仕上げています

目次

営業管理の重要性

営業管理の具体的な手法や運用方法の話題に入る前に、まずは、

チェックポイント

「そもそも、営業管理とは何なのか?」
「営業管理の目的は何か?」

を順番にお話ししていきたいと思います。

この基礎的な部分を理解していると、後々お話をする管理手法や運用方法についても、より理解が深まりやすくなりますので、飛ばさずにぜひ読んでみてください。

営業管理とは?

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営業管理とは、営業活動に関するあらゆる要素・行動を数値によって管理し、課題を解決していくことを意味します。

効果的な営業活動を行うために、営業管理は欠かせません。

営業では、顧客となり得る人とコンタクトを取り、関係を構築しながら売り上げにつなげていきます。

ただ、顧客とコンタクトを取った回数や成約件数だけを把握するだけでは、営業管理とはいえません。

顧客とコンタクトを取ったあと、

  • どのような営業活動を行ったのか
  • どの部分が成約に大きな影響を与えるのか

を、見える化・分析し、次の行動に反映させるのが営業管理です。

成約にいたった要素や受注できなかった原因を見極め、その後の戦略に活かします。

営業管理は、業務の効率化だけでなく、売り上げの向上の観点からも非常に重要です。

企業経営者であれ、営業管理者であれ、フリーランスであれ、営業を行う場合には営業管理が必須といえるでしょう。

営業管理の目的とは?

営業管理の目的は「売上を継続的に上げるため」です。

では、そんな売上を上げるために行われる営業管理とは、そもそもどういったものなのでしょうか?

営業管理とは、

  • 自社の営業活動のプロセス(過程)の設計を行い
  • そのプロセス毎の定性目標と定量目標を立て
  • その上で、管理を行うこと

です。

少し硬い表現なので、もう少し噛み砕いて説明すると、

ココがポイント
  1. 自社の勝ちパターンの営業活動の流れを整理する
  2. 営業活動の流れの中で売上に繋がる重要なポイントを抽出する(例えば商談数やトライアル数など)
  3. 重要なポイントの定性目標、もしくは定量目標を設定する
  4. 週 / 月 / 四半期 / 年ごとの目標に対してギャップがないか定期管理する
    ※管理範囲は、役職や役割によって見る範囲がち異なります。
  5. 目標と実情に大きなギャップがあれば、対策を考え実施する
    ※やることが明確になれば営業マンは行動を起こしやすくなります。

このような内容になります。

営業管理を行う理由はもちろん、継続的に売上を上げるためです。

営業メンバーは設定した目標に追いつくために、常に現状と目標の差分を把握し、常に戦略と戦術を練り直し、実施を行っています。

そのため、日々のモニタリングから導き出される行動方針が

  • 「より明確に」
  • 「より具体的に」

なれば行動することに対するモチベーションが自ずと上がってきます。

そんな営業メンバーや営業管理職がいる組織において、営業管理は切っても切り離せない存在なのです。

営業管理による4つのメリット

営業管理には、大きく分けて4つのメリットがあります。

1.成果や課題が具体的になり「売上の向上」につながる

売上の向上

まず、1つ目のメリットは売上の向上です。

営業管理によって力を入れるべき分野が分かれば、より一層効果的な営業が行えるようになり、成約の確率も高まります。

また、常に営業活動の課題を把握できるので、営業担当者の能力も向上し、売り上げに貢献できるでしょう。

いつ」「誰が」「どんな案件を」「どのように処理したのか」を全員で共有することで、

ココがポイント
  1. ボトルネックが発見できる
  2. 全員でアドバイスができる
  3. 更新されていない案件を発見し、顧客放置や失注を防ぐ

といったことが可能になります。

よくある話ですが、営業会議の際に案件の状況確認ばかり行っていて、「次にどんなアクションをすべきか」といった議論がされないケースがあります。

そういった企業は案件の見える化をすることで建設的な営業会議を行うことが可能になります。

また、みんなの課題を考えることで、「考える機会」が増え、いつの間にか思考力や課題解決力が鍛えられるという、相乗効果もあります。

2.「営業担当者の負担軽減」でコア業務に専念できる

「営業担当者の負担軽減」でコア業務に専念

続いてのメリットは、営業担当者の負担軽減です。

営業担当者は、営業活動以外にも会議や事務作業を行っています。

会議では、営業活動に関する改善点などについて話し合われることもあります。

営業管理で課題を具体的にできれば、不要な話し合いを削減することが可能です。

こういった部分に割く時間や労力をカットすることで、営業担当者がより一層営業活動に集中できるのです。

3.無駄な部分をカットして「営業活動の効率化」を実現

「営業活動の効率化」

3つ目のメリットは、営業活動の効率化です。

しっかりとした営業管理のシステムやルールを構築しておけば、スケジュール調整や業務の引き継ぎなどもスムーズに行えます。

担当者同士でスケジュール確認などにも使用できるため、連携も取りやすくなるでしょう。

このような「本来であれば不要だった時間」をカットできれば、営業活動の効率化が実現できるのです。

たとえば、営業現場でこんなシーンはありませんか?

  • 案件進捗を担当者に聞こうとしたが、外出が多く、なかなか捕まらない
  • 営業関連の会議で使う資料準備のために、10以上ものExcelやパワポの資料を使っている
  • 前年との比較をするために、Excelで新しいシートや計算式を作らなければならなかった

どれも、ものすごく時間や手間がかかる仕事ですが、これまでは「しょうがない」と思ってやっていたのではないでしょうか。

ですが案件管理をしていれば、常に情報が整理されているので、探したり分析したりといった無駄を省くことができます。

4.営業ナレッジの共有ができる

営業ナレッジの共有ができる

優秀な営業パーソンは、豊富な知識や情報、ノウハウ、そして独自の営業スタイルを持っているものです。

これを、彼・彼女の中だけに留めておくのは、宝の持ち腐れ。

みんなに公開すれば、全員が勝ちパターンを共有でき、組織全体の営業スキルの底上げに繋がります。

特に、新人や経験の浅い人、売上に悩んでいる人にとっては、情報が貴重な“宝”となるはずです。

営業管理の主な2つの方法

営業管理の主な2つの方法

営業管理の方法には主に、

  • Excelやスプレッドシートを使う方法
  • SFA(セールス・フォース・オートメーション)を使う方法

があります。

営業管理で成果を出すためには、それぞれのメリット・デメリットを知ったうえで、適切な方法を選択することが大切です。

Excel(スプレッドシート)を使うメリット・デメリット

Excel

ExcelはWindowsのパソコンに入っている表計算ソフトで、多くの企業が営業管理に利用しています。

誰でも利用できる手軽さは、Excelならではのメリットです。簡単な操作方法さえ知っていれば、すぐにでも作業に取り掛かれます。

また、Excelへの互換性のあるスプレッドシートなら、無料での導入が可能な点も大きなメリットです。加えて、管理スタイルをそれぞれの社員に合わせて自由に作成できます。

一方で、大きなデメリットも抱えています。

Excelでは変更履歴が残りますが、バージョンが複数保存されるような仕組みになっています。

そのため、変更履歴を細かく追うのは次第に困難となります。加えて、入力作業が多くなりやすく、更新も大変です。

SFAと比較した際の最大のデメリットは、ほかのデータとの紐付けが不可能な点にあります。関連のあるデータは紐付けができたほうが遥かに管理しやすく、分かりやすくなりますが、Excelではできません。

メリットデメリット
  • 誰でも利用できる
  • コストをかけずに導入できる
  • 必要に合わせて自由に作成できる
  • 変更履歴を細かく追うのが困難
  • 作業が多くなりやすく、更新も大変
  • ほかのデータとの紐付けが難しい

SFA(営業ITツール)を使うメリット・デメリット

Sales-software

SFAは営業管理のためのソフト(ITツール)であり、必要なデータを保管・管理・可視化できることが特徴です。

SFAの大きなメリットは、単に情報を蓄積するだけでなく、収集した情報を営業戦略に活かせることです。Excelとは違い、蓄積した顧客情報や案件情報といったさまざまなデータの紐付けが自動でなされます。

また、営業管理に特化したシステムデザインとなっているため、使い方を知っていればExcelよりもデータ入力は簡単です。加えて、蓄積されたデータをもとに簡単にレポートを作成してくれます。

一方で、実用レベルにまで入るのに時間や費用などのコストがかかる点がデメリットです。データが蓄積されて初めて本来の力を発揮してくれるので、機能をフル活用するまでに時間がかかります。

せっかく導入したものの、使い方が社内全体で認知されなければ、導入失敗につながることもあるでしょう。

メリットデメリット
  • 必要なデータ同士で紐付けが可能
  • Excelよりもデータ入力が簡単
  • レポートを容易に作成できる
  • データの蓄積が必要なので導入までに相応の時間を要する
  • 使い方をスムーズに認知できないと導入失敗につながる

営業管理で重要な4つの項目

営業管理で重要な4つの項目

営業管理では必ず含めるべき項目があります。そのなかでもとくに重要な下記5つの項目について見ていきましょう。

  1. 目標管理(差分管理)
  2. 案件管理
  3. 行動管理
  4. モチベーション管理
  5. 納品管理

1. 目標管理(差分管理)

目標(差分)管理

営業担当者が営業活動を行うために欠かせないのが、目標設定(差分管理)です。

この管理項目の目的は、「差分」つまり、目標と現実のギャップを管理していくことです。

あるセグメント(「期間」「商品毎」などの分類)の目標に対して、現在の進捗状況や達成度合いを定期的に確認し、現在の数値との差を明確にして、目標達成のための戦略を立てていきます。

※代表的な目標管理(差分管理)のセグメント項目は22項目あります。詳細内容が知りたい方は、お問い合わせフォームからお問い合わせください。資料をお送りいたします。

全社的な目標設定はもちろんのこと、各営業マンごとの目標数値も設定し管理を行うことで、会社全体や各営業マン個人のボトルネックも明確になるため、次の施策も考えやすく、行動にも移しやすくなります。

なお、目標設定のコツとしては、設定する目標はシンプルに、かつ最低限のものだけに絞って運用することを心掛けましょう。

「設定する目標が多すぎる」もしくは「細かすぎる」場合は現場がスグに混乱して運用ができずに目標が形骸化します。

2. 案件管理

案件管理

目標を設定した後、目標達成のために膨大な取引の中から、1番目標達成への近道(効率的)を探っていく必要が出てきます。そのために行うのが、案件進捗管理です。

新しいお客様、また、既に取引のあるお客様との間で発生した商談のことを案件といい、その発生した案件を契約に向けてマネジメント(管理)していくことを案件管理と呼びます

営業活動をする上で、実際に売上が発生する契約まで漕ぎ着けるためには、案件(およびお客様)の管理を行うことは非常に重要です。

では一体、案件管理のおいてはどのような項目を把握することが望ましいのでしょうか?

案件に対して管理が必要な項目を例に挙げると、15項目程度が挙げられます。

これらの状況を可視化することにより、誰から見てもそれぞれの案件の進捗具合が把握でき、かつ、

  • 「どの案件に対して」「いつ」「誰が」「どうするのか」
  • 「いつ」「何の商品が」「どれくらいの確率で」「いくら売れるのか」

も明確になるため、営業マンと上司との無駄なコミュニケーションも減らすことができ、かつ、契約確度の向上や接触モレの防止にも繋がります。

※もし案件管理15項目の詳細な項目内容が知りたい方は、お問い合わせフォームからお問い合わせください。資料をお送りいたします。

3. 行動管理

行動管理

行動管理は何を目的に行うものでしょうか?(これを明確に答えられる人は少ない…)

  • 圧倒的な行動量を管理することによって担保するため?
  • 営業マンがサボっていないか監視するため?

上記2つは、少しズレていると個人的には思っています。

行動管理含めて、全ての管理の目的の大前提は「売上を(継続的に)上げる」ためであるべきです。

行動管理を突き詰めていくと「自社の売れる営業の勝ちパターン」を見える化する効果があります。

つまり、行動管理を繰り返していくと、自社オリジナルの”売れる営業の勝ちパターン”が見えてくることが行動管理の価値なのです。

その勝ちパターンや行動スタンスに沿った人材ターゲットも明確になるため、採用活動も楽になりますし、新しく入った中途社員や、場合のよっては新卒社員、業務委託スタッフへの教育も充実するため、

  • 「採用の効率化」
  • 「既存営業マンの戦力UP」
  • 「新人の早期戦力化」
  • 「離職率の低下」

も可能になります。

それでは具体的に、行動管理とはどうやって行えばよいのでしょうか?

行動管理は、案件管理よりさらに細かく各営業マンの営業プロセス内の行動を見ていきます。

STEP
「お客様の具体的な課題詳細の把握」
STEP
「それに対して実際に起こしたアクション」
STEP
「これから起こそうとしているアクション」

を各営業マンからヒアリングし、それを元に上司からフィードバックや適任者の同行を促すことで、その案件に対しての契約確度を高めていくのです。

4. モチベーション管理

モチベーション管理

各営業マンが、「設定した目標を達成したい」という気持ちを途切れさせぬために行うのが”モチベーション管理”です。

営業という仕事は、外出が多く独りになりやすく、数値で成果が見えやすく、かつ、その成果は外部要因にも大きく左右されるため、自分一人では処理できないモチベーションの低下をもたらします。

営業マンがモチベーション(気持ち・意欲)が下がると、誰にも相談もせず、考えることを止め、行動もしなくなってしまう傾向があるため、短期的・中長期的にも営業成績は確実に落ちていきます。

そして厄介なのは、だいたいの場合は営業成績が落ちてから初めて「モチベーションが低くなっている状態」であることに気付くのです。

これを避けるためには、常日頃より定期面談を行ったり、ChatWorkSlackなどに代表される社内SNSでこまめに状況の確認や情報発信をするなどの工夫が必要です。

※モチベーション管理のための定期面談のやり方については、後にお話しする「週次の上司と営業マンの1on1」で詳細を共有します。

人によっては「面倒だなぁ」と思うかもしれませんが、営業マンも人間ですので、気持ちや意欲の揺れには日々気を遣ってあげる必要があると言えます。

5.納品管理

納品管理

営業活動は、無事に納品して初めて一息つける仕事です。

実際に製品が目に見える形である有形商材については、配送のスケジュールや、その後のアフターフォローなども含めて細かく事前に話を進めておきます。

ITシステムや無形サービスなどの無形商材の場合には、契約してから納品するまでに若干のタイムラグが発生すること、また、提供されたタイミングから他の社内のスタッフが導入を行ったりと、情報引き継ぎのポテンヒットが起こりやすいのが特徴です。

そのため、顧客の基本情報はもちろん、導入の背景、商談内容、導入を決めてくれたポイントなども社内外に共有して、慎重に納品を管理して進めましょう、

有形商材でも無形商材であっても、契約から納品されるまでには社内・社外(お客様、外注先)様々な人が関わって納品が完了していきます。

ぜひ、最後まで手を抜かずに納品管理も行って、お客様にとって納品もよい体験イメージになることを目指していきましょう。

営業管理の運用方法

営業管理の運用方法
  • 「なぜ管理するのか、何を管理するべきか分かった」
  • 「管理するためのExcel(ツール)も導入した」

「これで完璧だ」

と思ったあなた。

残念ながら、これらは運用が伴って始めて効果を発揮します。(まだ終わってません。)

営業管理の意味を理解して、管理するためのツール(Excel or ITシステム)を用意したら、次は、運用方法を考えましょう。

今ネットに流れている営業管理の情報は、営業管理の情報や手法しか書いておらず、1番肝心の運用方法が抜けていることが多いので、運用方法も解説していきたいと思います。

週次の営業会議

営業会議

営業管理をより効果的にする運用手法の一つは、営業会議(ミーティング)です。

一般的な営業会議の概要は下の通りですのでご参考ください。
※どんな業界の営業組織なのか、また、営業人員の構成などによって営業会議の構成は多少変わります。

ポイント

目的 :目標と現状のギャップ把握&施策の議論と決議(承認)
頻度 :週1回開催
場所 :会議室(テレビ会議でも可)
参加者:営業メンバーが全て参加(理想はビジネスサイド責任者+リーダークラスのみ)
時間 :コアタイムを避けて1時間以内で開催(9:00~10:00や、18:00以降など)
進行 :(司会・進行)責任者 (議事録)メインリーダー
内容 :営業組織全体に関わる議題のみ扱う

また、会議の中で扱うべき内容としては、

  1. 戦略共有
  2. 目標と現状の報告
  3. 行動報告
  4. 案件の報告
  5. 営業ナレッジ共有
  6. マーケット情報共有
  7. 競合情報共有
  8. 別途プロジェクトの話

…など、営業会議で話せる内容は意外と多いのではないでしょうか。

「何を話すか」の内容だけを気にされる方も多いですが、実は1番大切なのは、

  • 「会議の目的を明確にすること」
  • 「運用ルールをしっかり設定し、守ること」

です。決して、営業会議を社内へのアピールの場にしてはいけません。

週次の上司と営業マンの個別面談(1on1)

上司と営業マンの個別面談

営業の仕事は外出が多く、ついついメンバーとのコミュニケーションが手薄になりがちです。

その割に、個人のモチベーションの上下が業績にも響く職種ですので、メンバーのコンディション把握、また、コミュニケーションは重要です。

モチベーションが下がる理由はたくさんありますが、例えば、下記の代表的な例を挙げてみます。

  • 行動量は多いが、売上が上がらない
  • 顧客からクレームを受けてしまった
  • (理由は不明だが)残業が多い
  • プライベートに悩みがある

できる限り、この様な要因が発生する前、発生したとしても早期に発見することがとても重要ですので、定期的(できれば週1回 / 30h程度)に面談を行う様にしましょう。

また、ChatWorkSlackなどの社内SNSも上手く活用することで、定例MTGだけでは拾いきれない変化に気付くことができます。

徹底した営業管理によって業績の向上を目指そう

営業管理は、営業活動において成果を出すために重要な役割を持っています。営業担当者の業務を効率化させ、結果的に売上の向上を実現させる近道になるのです。

ただ注意点が1点あります。

営業初心者(もしくはベテラン営業管理職)の方が結構陥りがりなのが、「管理することが目的になってしまっていくこと」です。

営業管理はあくまでも、契約を取る、つまり売上を上げるための一手段でしかないのですが、管理に固執してしまって、本来の目的を見失ってしまうことが多くなります。

具体的に言うと、

  • 管理している数値を見える化すること
  • 上手くいっていない人や数値に対して詰めること
  • いたずらに数値を積み重ねること

が目的になっていってしまうことが多いと感じています。

営業管理をした結果、いらない数値や営業の仕組み・プロセス、また、指標があればいつでも素早く廃止して、

「管理の結果分かった失敗を次にどう活かすか?」

を考えて改善を重ねていくことに、営業管理をすることの意義、また、介在している管理職の価値が発揮されます。

営業活動をしている方全員にとって、営業管理は重要です。徹底的な営業管理を行うことで負担を減らし、効果的な営業活動が行えるでしょう。

今回は以上です。

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