営業のコツ

【基本】取引先へのお礼メールの書き方・押さえるべきコツを優しく解説

2021年6月21日

メールがたくさん

取引先にお礼メールを初めて書くんだけど、何を書いて送ればいいんだろう…?
どんな時にお礼メールを送るべきか、また、どんな内容で送るべきか…。
お礼メールで送ってはいけない内容や、タブーってあるのかな…?

 

この記事では、あなたのこんなお悩みを解決します。

 

本記事のサマリ(概要)

営業先(取引先)へのお礼メールの基本的な書き方

お礼メールを送る必要性や場面について

お礼メールのポイント

お礼メールを送るときの注意点

 

新たな契約をしてもらったとき、会食をしたあとなど、取引先にお礼の気持ちを述べる機会はたくさんあります。

 

しかしすぐに対面で感謝の気持ちを伝えられない場合、メールでその気持ちを伝えなければなりません。

 

なかなか対面でお話がしにくくなっている昨今、お礼メールは非常に重要なコミュニケーション方法の1つです。

 

マナーを守り、取引先に喜んでもらえるお礼メールの書き方を今一度確認しましょう。

 

 

本記事の信頼性(誰が書いてるの?実績あるの?)

プロフィールサマリ

営業歴は10年以上。BtoB営業が得意。

元リクルートのTOP営業(個人表彰・マネージャー表彰、多数)

現場型の経営・営業コンサルティング会社経営

中小・ベンチャー企業の営業支援・成果出しの実績、多数


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※Twitterはコチラ(@sales_farm_jap

 

取引先へのお礼メールの基本的な書き方

デスクに向かって作業している人
取引先との接触があったあとは、早めに感謝の気持ちを伝えることが大切です。

 

対面できる機会がすぐにあればいいですが、遠方の取引先であったりなかなか会う機会がなかったりすることは少なくありません。

また、対面したくても控えなければならないこともあります。

 

そんなときにお礼の気持ちを伝えられるのがお礼メールですが、やはり対面よりも気持ちをしっかり伝えるのは難しいです。

 

堅苦しい文面、内容が伝わりにくい文面になっていないかを確認しつつ、きちんと自分の気持ちを伝えられるよう工夫しなければなりません。

 

なお、お礼メールはビジネスメールのように堅苦しい文章である必要はありませんが、フランクすぎても取引先にいい印象を抱かれません。

基本的なメールの書き方を抑えた上で、お礼メールの内容を考えましょう。

 

簡潔な件名

ビジネスメールでも同じことが言えますが、取引先へのメールの件名は簡潔なものにすべきです。

 

取引先には日々さまざまな相手からメールが来ていることもきちんと想定して、何についてのメールなのかを一目でわかるようにしましょう。

 

  • 「〇日の会食について」
  • 「〇〇のお礼」

 

など、明確であり、かつ端的な件名にしましょう。

 

相手がこちらのメールアドレスを登録していない可能性も考慮して、誰からのメールなのかわかるように、件名の後ろに自身の苗字を記しておくとより丁寧です。

 

簡単な挨拶

ビジネスメールと同じように、まずは取引先の社名、相手の名前を記した上で自身の名前を明記します。

 

挨拶は「いつもお世話になっております」などの簡潔なもので構いません。

 

お礼メールは仕事のメールではありませんので、あまり堅苦しくなりすぎないように注意しましょう。

 

お礼メールはわかりやすく簡潔にすべきですが、いきなり感謝の気持ちだけを述べても誰から何のお礼を述べているのか伝わりません。

 

1行から3行程度、簡単な挨拶をすることを忘れないようにしましょう。

 

最初に感謝の言葉を

簡単な挨拶を書いたら、まずは感謝の気持ちを伝えます。

 

  • 「先日はお忙しい中貴重なお時間をいただきありがとうございました」
  • 「昨日はお取引をしていただきありがとうございました」
  • 「昨晩はお食事にご招待いただきありがとうございました」

 

など、いつ、何をしてもらったことへの感謝なのかを書いてください。

その次に、より詳細な内容を記します。定型文にならないよう、会話の内容や仕事の内容などをふまえて自分の言葉で感謝の気持ちを伝えるようにしてください。

 

結びの言葉

最後は簡潔な言葉で結びます。

 

お礼メールは基本的に短く、相手に負担をかけないような内容にすべきです。

結びの言葉も長々と記してしまうと無駄の多い文面になってしまうので注意しましょう。

 

  • 「今後ともなにとぞよろしくお願いいたします」
  • 「引き続き、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします」
  • 「今後とも、貴社のますますのご発展をお祈りしております」

 

など、定型文でもかまいませんので丁寧な結びを考えましょう。

 

自身の氏名や連絡先

結びの言葉を記したあとは、自身の氏名、連絡先、勤務している会社を記します。

 

ビジネスメールの署名と同じ内容をそのまま使用してかまいません。

 

誰から来たメールなのかわかりやすくする、相手がそのメールアドレスを登録しやすくするためにも、署名は忘れずに記載しておきましょう。

 

 

取引先へお礼メールを送る必要性・場面

色んなシーン
取引先へ感謝の気持ちを伝えるシーンはたくさんあります。

 

必ずしも感謝の気持ちを伝えなければならないというルールはありませんが、ちょっとした心遣いが感じられるお礼メールが来ると取引先も気持ちよく今後のやり取りを続けてくれるでしょう。

 

あなたのお礼メール1つで自身が勤務している会社自体への評価も高くなり、新たな契約などにつながるかもしれません。

 

取引先により良い印象を抱いてもらうためにも、お礼メールを送る場面をきちんと把握しておいてください。

 

打ち合わせ後に送る

簡単な打ち合わせのあとにも、ちょっとしたお礼メールを送るのはおすすめです。

 

打ち合わせ内容に触れつつ、ちょっとしたプライベートな話題に触れるのもいいでしょう。

 

踏み込みすぎると失礼になってしまうので、あくまでも適切な距離感を抑えつつ、打ち合わせやその後の会話の中で触れた内容のみに留めるようにしてください。

 

お礼メールの中でもとくに気負う必要のない場面ですので、短く簡単なもので構いません。

 

会食後に送る

取引先と会食をしたあとにはお礼メールを送るようにしましょう。

相手がお店を選んだり、食事代を支払ってもらったりした場合はとくにお礼メールが大切です。

 

お店で提供された料理やお店の雰囲気について触れるとお礼メールの内容も考えやすく、相手にも好印象です。

 

こちらが招いた会食の場合は、時間を割いてくれたことに感謝する言葉を述べましょう。

 

会食では、仕事以外の話もたくさんします。そのときの何気ない言葉なども内容に添えると、さらに喜んでもらえるでしょう。

 

契約成立後に送る

仕事の契約を結んだあと、新たな案件が決まったあとにもお礼メールを送る方は多いです。

 

注意してほしいのが、仕事としてメールを送ったあとに、補足で自分の言葉で感謝の気持ちを伝えるべきということです。

 

契約についての感謝の内容はビジネス用のメールとして送り、その中に契約内容や必要書類の添付なども忘れずにおこないます。

 

それだけでは足りないと感じた場合にプラスアルファとしてお礼メールを送りましょう。

 

仕事用のメールとお礼メールの区別をしっかりとつけ、仕事用メールではフランクになりすぎないよう、お礼メールで仕事の重要な話題に触れないようにしてください。

 

 

取引先へのお礼メールの書き方、送り方のポイント

電球がたくさん
取引先へのお礼メールの書き方、送り方のポイントを解説します。

 

どのタイミングで送るべきか、どんな内容にすべきか、また使うべきでないワードについても確認してください。

 

お礼メールを送るタイミングを掴む

お礼メールは早めに送るのが基本です。

 

その日の午前中の出来事についてであれば、就業時間中に送ってしまうくらいの迅速な対応が必要です。

 

夜の会食であれば翌日の午前中までに送るようにしてください。

 

お礼メールはある程度砕けた内容でも構いませんが、その分普段定型文のメールばかり書いていると内容に困ってしまいます。

 

事前にお礼メールの内容を考えておき、あとから会話の内容にふれる文章を少しプラスするなど、速やかにメールを送れるよう準備しておいてもいいでしょう。

 

他の取引先よりもお礼メールが遅いとそれだけで悪い印象を抱く人もいます。

 

できるだけ迅速にお礼メールを送る習慣を身につけてしまいましょう。

 

わかりやすく簡潔な件名にする

先ほども解説した通り、お礼メールの件名は簡潔なものにすべきです。

 

お礼メールを送る際の件名を「先日はありがとうございました」などと感謝の気持ちにする方がいますが、これは間違いです。

 

会食などの場合は他の人からも多く同じようなお礼メールが届いている可能性もあります。

 

相手は何についてのお礼メールなのか、誰からのお礼メールなのかわからず、迷惑メールと誤認されている可能性もあります。

 

かならず「〇〇について」などのわかりやすい件名にしましょう。

 

オリジナリティのある文面にする

お礼メールは迅速に送ることが一番大切ですが、内容はオリジナリティのあるものにしましょう。

 

「ありがとうございました」だけの定型文のようなメールでは相手に感謝の気持ちが伝わらず、送っても送らなくても変わらないような印象になってしまいます。

 

  • その日の会話の中のちょっとしたエピソード
  • 取引先の仕事内容や好みの話題

 

などにも触れて、本当に感謝している旨がきちんと伝わるようにしてください。

 

他の取引先からもお礼メールが届いている可能性がある場合、より丁寧で具体的な内容にふれたお礼メールを送った方が相手の印象に強く残りやすいです。

 

「取り急ぎ」はNGワード

ビジネスメールによく使われる「取り急ぎ」という言葉は、お礼メールではできるだけ使わないようにしましょう。

 

「とりあえず」という意味もあり、取引先や上司など目上の人に送る言葉としてはふさわしくないと考える方も多いです。

 

せっかく親切で丁寧な内容のお礼メールだったとしても、このたった一言で悪い印象になってしまう可能性もあります。

 

よく使うからと何気なく使うのではなく、その言葉の意味をしっかり考えて、今使うのにふさわしいかを判断しましょう。

 

 

取引先へお礼メールを送るときの注意点

焦っている人
取引先にお礼メールを送るときの注意点について解説します。

 

お礼メールはビジネスメールほど堅苦しくなる必要はありませんが、それでも相手に好印象を抱いてもらうための手段として上手に利用しなければなりません。

 

相手に喜んでもらえるよう、またこちらの印象が悪くならないよう、お礼メールを送るときには下記の点にも注意してみてください。

 

仕事用のアドレスを使う

お礼メールは会食や打ち合わせのあとに送るもので、内容も普段の仕事用のメールと比べるとフランクです。

 

仕事用以外の連絡手段がある場合は、それでお礼の気持ちを伝えた方がいいのかもしれないと考える方もいます。

 

しかし、LINEなどのSNSアプリでは気軽にメッセージのやり取りができますが、お礼を伝えるツールとしてはやや問題です。

 

社内の同僚や部下に送るのであれば問題ありませんが、取引先の目上に人に対してはこれらのツールは使わないようにしましょう。

 

LINEなどのSNSでつながっていたとしても、お礼メールは仕事用のアドレスで、基本の形をおさえた上で送るべきです。(親密度合いにもよりますが)

 

 

文字の装飾などはしない

相手との距離感にもよりますが、基本的には、メールには文字に色をつけたり強調したりなどの装飾ができますが、お礼メールでもこれらの装飾は使わない方がいいでしょう。

 

お礼メールはビジネスメールほど堅苦しくなる必要はありませんが、だからといって装飾したりカジュアルにしすぎたりすると、ふざけていると思われてしまいます。

 

感謝の気持ちも相手に伝わらなくなってしまうので、不要な手間はかけないようにしてください。

 

装飾して印象に残るメールにするのではなく、相手のことを思いやった丁寧な内容で、好印象を抱いてもらうようにしましょう。

 

読みやすく簡潔な内容にする

ビジネスメールでも基本とされていることですが、お礼メールでも内容はわかりやすく簡潔なものにしてください。

 

あて名、挨拶、感謝の言葉、感謝している内容、結びの言葉、自身の署名といった基本の形を守り、お礼メールを作成していきます。

 

最後に読み直して、無駄な文章がないか、順番がバラバラで相手に伝わりにくい内容になっていないかを確認しましょう。

 

基本的にお礼メールは返答を求めるものではありませんが、それでも返信に困るような内容の文章になっていないか、自分にこのメールが届いたらどう思うかを考えて作成することも大切です。

 

 

お礼メールを活用してさらなる成果につなげよう

取引や打ち合わせ、会食のあとなどに送るお礼メールについて基本の書き方や注意点を紹介しました。

 

お礼メールは必須のものではありませんが、ちょっとした感謝の気持ちや相手を思いやる気持ちを伝えることで、取引先からの印象はぐっと良くなります。

 

今後も長く良好な関係を続けていくために、さらなる成果につなげるために、お礼メールはオリジナリティのある文面で、できるだけ早く送りましょう。

 

今回は以上です。

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草食系営業の"ファーマー"

いい営業マンやいい会社が大好きです。 新卒でリクルートに就職 ▶︎1年目、全社員中ずっと最下位 ▶︎その後、5年間はずっと営業個人・マネジメント賞などを連続受賞 ▶︎ベンチャー2社に転職。営業責任者&新規事業責任者を歴任 ▶︎経営コンサルで起業、ベンチャー・中小企業だけ支援 ▶︎0→1の営業支援多数→全て収益化 営業経験12年以上。会社経営5年以上。インドア。営業や独立、副業について、現場感のある記事を執筆します。#営業 #未経験 #BtoB #独立 #副業

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