【テンプレ有】営業メールの返信率を向上させる4つのポイントを解説

営業で困ってる人

営業メールをフル活用しているけど、全然成果が上がらない…。

営業で困ってる人

営業メールの返信率が高くなるコツやポイントがあれば知りたいな…

この記事では、あなたのこんなお悩みを解決します。

  1. 営業メールの返信率を上げる4つのコツ
  2. 営業メールの平均開封率・クリック率の目安
  3. 営業メールの返信率を左右する件名のつけ方
  4. 返信率の高い営業メールの例文(テンプレ)

営業メールは新規開拓していく中で効率よく営業ができるアイテムです。

しかし、書き方を工夫しなくては開封してもらえずに返信率の改善も見込めません。

営業メールを効果的に利用するためにも書き方に工夫が必要です。

この記事では、営業メールの書き方のコツや返信率・アポ率の目安、件名のつけ方、営業メールの例文までを解説します。

本記事の信頼性(誰が書いてるの?実績あるの?)

  • 営業歴は12年以上。BtoB営業が得意。
  • 元リクルートのTOP営業(個人表彰・マネージャー表彰、多数)
  • 現場型の経営・営業コンサルティング会社経営
  • 中小・ベンチャー企業の営業支援・成果出しの実績、多数

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参考記事>>>【完全解説/テンプレ有】営業メールの基本的な書き方やポイント

目次

営業メールの返信率を上げる書き方4つのコツ

パズルのピースを組む人たち

営業メールの返信率を上げる書き方にはコツが4つあります。

  1. 「言葉遣いや誤字脱字に気をつける」
  2. 「お客様のメリットを明確に明示する」
  3. 「今すぐアクションを起こしたくなるような理由を作る」
  4. 「メール文は端的に適度な長さにまとめる」

という4つのコツを順に解説していきます。

1.  言葉遣いや誤字脱字に気をつける

まずは間違った言葉遣いや誤字脱字に気をつけることです。

営業メールの返信率を上げるためには、信頼してもらうことが大切ですが、メール文に間違った言葉遣いや誤字脱字があるとお客様に不信感を与えてしまいます。

丁寧な言葉遣いも心がけましょう。

丁寧な言葉遣いはお客様から好印象を持たれやすく、「丁寧な対応をしてくれそう」と安心感を与えることができます。

安心感を与えることができれば、親しみやすくなるので返信率アップに期待が持てます。

2.  お客様のメリットを明確に明示する

メール文の返信率を上げるためには、お客様のメリットを明確に明示することが大切です。

商品やサービスのメリットを明確に明示することでお客様から興味を持ってもらえます。

メール文には自社の商品やサービスを利用することで「こんな悩みを解消できます」と訴えかけるような文章を意識しましょう。

ただし、売り込み過ぎないように注意する必要があります。

あまりに売り込み過ぎてしまうとお客様に不快感を与えることになります。

あくまで「こんなサービスはいかがでしょうか?」と案内する程度のメール文にするのがおすすめです。

3.  今すぐアクションを起こしたくなるような理由を作る

メールの内容に今すぐアクションを起こしたくなるような理由を作るのもおすすめです。

一度開封したメールは後から返信する望みがないので、今すぐ返信したくなるような内容にすると返信率アップに期待できます。

例えば、期間限定のサービスを付けることですぐに返信しようと行動を促せることができます。

また、複数の選択肢を与えるような心理テクニックもおすすめです。

断る理由を排除することができるので、返信率向上に期待ができます。

ただし、あまり急かすような内容にしてしまうと印象が悪くなるので注意です。あくまでもさりげないアプローチをするのがお勧めします。

4.  メール文は端的に適度な長さにまとめる

メールの内容は適度な長さの文章にするのが大切です。

文章が長いとお客様は途中で飽きてしまうので最後まで読まれなくなります。

せっかく開封してもらっても、自社の商品やサービスのよさを伝えられないのはもったいないです。

文章は端的に適度な長さにまとめるようにしましょう。

ただし、短すぎるのも問題なので注意が必要です。

あまりに短すぎると熱意が足りない、手抜きしているなどと勘違いされる可能性があります。

よって短すぎず、長すぎない丁度良い長さにしましょう。

営業メールはそもそも返信が来ないことが多い

ここまで4つのコツを紹介しましたが、そもそも営業メールの返信は来ないことの方が多いです。

以下に返信が来ない原因について解説します。

参考記事>>>【対策例あり】「お客様から返事が来ない…!」返事がこない理由と対策

返信以前に開封もされない

営業メールは返信以前に開封してもらえないことが多いです。

一般的に、営業メール自体の印象がよくないので敬遠されてしまいます。

迷惑メールと間違われることや詐欺、ウイルスといったリスクもあるので開封率は少ないことが考えられます。

たとえ良い商品やサービスを説明するメールであっても、基本的に開封すらしてもらえないことが多いでしょう。

まずは営業メールの件名を工夫して開封率を上げることが重要になります。

たとえ開封されても読み込まれるわけではない

たとえ開封されたとしても、読み込まれるわけではありません。

せっかく開封してもらえても、文章を読むのが面倒と感じれば数行で離脱してしまいます。

ですから営業メールに返信が来ることはとても貴重なのです。

営業メールで成果を出すためには、件名だけでなく本文の工夫も必要です。

営業メールの平均開封率・クリック率の目安

Benchmarkの「メルマガの業種別・地域別(国別)平均開封率レポート【2020年版】」では約1万人のユーザーを対象に開封率の調査が行われました。

業種によって開封率は異なりますが、平均開封率は23.01%であることがわかります。

つまり営業メールを100通送れば23人から開封されることになります。

一方で、平均クリック率は2.48%でした。

クリック率とは「送信したメールのうち何割の受信者がリンクをクリックしたか」を示す数字になります。

そのため、営業メール100通に対し2.48人がクリックすることになります。

このように営業メールを開封してもらえる可能性は低く、クリック率に関してはさらに低くなることがわかります。

そのため、開封してもらうための件名のつけ方や営業メールの本文を工夫することが返信率を上げるために重要であることがわかります。

営業メールの返信率を左右する件名のつけ方

返信率にもっとも影響があるのは件名のつけ方です。

お客さんは日々多くのメールを受けています。

件名がわかりづらくて目立たなければ他のメールに埋もれてしまうでしょう。

そこで見てもらうための件名のつけ方を3つ、以下に解説していきます。

参考記事>>>【例文あり】営業メールはタイトル命!開封率を上げる件名6つのポイント

1.メールの件名を短くまとめる

まずはメールの件名を短くまとめることです。

長い件名は開封率が低い傾向にあります。

電子メール追跡サービスであるContactMonkeyの調べによると長い件名は10.92%の開封率しか達成しませんでした。

件名が長いと開封率が下がる傾向にあることがわかります。

また、開封率を上げるためには件名を三語以内に収めることがおすすめです。

3語以内のキーワードでまとめた件名は最も開封率が高いので、返信率の向上に期待できます。

2.件名はシンプルに一目でわかるようにつける

営業メールの件名は、シンプルに一目でわかるようにつけるのがおすすめです。

件名がシンプルでわかりやすいと、お客様から興味を持ってもらうことができます。

件名に「お世話になります」などとあいさつ文を入れると、メールの内容がわからず、「面倒だから確認はいいや」と思わせてしまいます。

お客様の手間をかけずにどんなメールなのか理解してもらうためにも、件名はシンプルで一目でわかるようにつけるのがコツです。

件名は具体的に記載しましょう。

たとえば、商品のセールを案内するメールの場合、「商品名」と「どのぐらいお得になるのか」を記載すると、お客様に興味を持ってもらいやすくなり、返信率アップが期待できます。

3.効果的な言葉を使用する

件名に効果的な言葉を使用するのもおすすめです。

例えば「連絡」「重要」などの言葉を使うと、お客様に当事者意識を持たせることができます。

すると開封率が上がるので、返信率アップも期待できます。

一方で、開封率が下がる言葉もあります。

「支援」や「招待」などはよく迷惑メールで使われるため、お客様に不信感を与えてしまいます。

迷惑メールと判断されてしまうと当然開封率は下がり、返信もしてもらえなくなるでしょう。

迷惑メールに思われないためにも、言葉選びには注意する必要があります。

返信率が高い営業メールの例文

返信率が高い営業メールの例文について紹介します。

ここではサービスに関する営業メールと商品の提案に関する提案メール、面談後のお礼メールまで紹介します。

サービスに関する営業メールの例文

<件名>:弊社新サービスに関するご案内

<本文>

〇〇株式会社

〇〇部門 〇〇様

突然のご連絡にて失礼いたします。

株式会社〇〇で〇〇の商品を担当している〇〇と申します。

さて、突然で誠に恐縮ではございますが、

〇〇を拝見し、お役に立てるのではないかと思い

本日ご連絡を差し上げた次第です。

弊社は、〇〇というサービスを提供しています。

弊社のサービスを利用することで、「××××」「××××」などの

課題を解消することすることに期待できます。

つきましては、ぜひとも一度お伺いして、

弊社新サービスのご紹介をさせて頂ければと願っております。

弊社の事業内容につきましては、資料をお送りさせていただきます。

新サービスの詳細は弊社Webサイトでも閲覧が可能です。

ご多忙の中大変恐縮ではございますが、検討して頂けると幸いです。

詳細希望される場合はお問合せ下さい。

今後ともなにとぞよろしくお願い致します。

◯◯株式会社 ◯◯部

◯◯ ◯◯

〒000-0000 東京都◯◯◯◯

TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000

Mail:××××××××@×××.×××

URL:https://×××××××××.×××

新サービスの営業メールのポイントは、サービスの内容を明確にすることです。

サービスを受けることでどのようなメリットがあるのか端的に説明しましょう。

また、自社webサイトを運営している場合は記載するのがおすすめです。

わざわざ資料請求せずにサービスの詳細を知ることができるので、お客様の手間を省くことができます。

商品の提案メールの例文

<件名>:商品〇〇のご案内

<本文>

〇〇株式会社

〇〇部門 〇〇様

突然のご連絡にて失礼いたします。

株式会社〇〇で〇〇の商品を担当している〇〇と申します。

この度、弊社の商品をご案内させていただきたく、ご連絡差し上げました。

今回ご提案するのは、弊社の商品「◯◯◯◯」です。

この商品の特徴としましては、〇〇なことや、

〇〇ができるため、◯◯に有効活用できます。

また、現在お得なキャンペーンを実施しておりますので、ご興味を持たれましたらぜひ一度ご説明する機会を頂ければ幸いです。

なお、以下の日程であれば貴社にお伺いすることができます。

〇〇様のご都合はいかがでしょうか。

ご都合がつく日時をご教示いただけると幸いです。

〇月〇日(〇)〇〇: 〇〇〜〇〇: 〇〇

〇月〇日(〇)〇〇: 〇〇〜〇〇: 〇〇

〇月〇日(〇)〇〇: 〇〇〜〇〇: 〇〇

ご多忙の中大変恐縮ではございますが、

ご検討の程、よろしくお願い申し上げます。

◯◯株式会社 ◯◯部

◯◯ ◯◯

〒000-0000 住所◯◯◯◯

TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000

Mail:××××××××@×××.×××

URL:https://×××××××××.×××

商品の提案メールでは、商品の特徴を明確に記載するのがポイントです。

お客様の悩みを解消できるような特徴があれば、興味を持ってもらいやすくなるでしょう。

実際に商品を見せて魅力を最大限に伝えたい場合は、アポイントを取ることも重要です。

こちらの日程を明記して、お客様に手間を掛けずに都合の合う日を伺うことが大切です。

面談後のお礼メール例文

<件名>:本日の面談のお礼

<本文>

〇〇株式会社

〇〇部門 〇〇様

いつも大変お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

本日はお忙しいところ貴重なお時間を頂きまして

誠にありがとうございました。

ぜひとも本日ご提案させて頂いた〇〇に関して、

ご検討のほど、よろしくお願い致します。

ご不明点などありましたら、お気軽にお問い合わせください。

今後ともなにとぞよろしくお願い致します。

株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯課

主任 ◯◯ ◯◯

〒000-0000 東京都◯◯◯◯

TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000

Mail:××××××××@×××.×××

URL:https://×××××××××.×××

面談後のお礼メールは当日に送ることがおすすめです。

面談後に返信を貰うことで今回の取引が成立できなくても、今後の営業メールに影響があります。

お客様から気に入ってもらえれば今後の営業メールの返信も期待できるでしょう。

件名や本文を工夫することで返信率の改善に期待できる

メールのやりとり

営業メールは、件名や本文を工夫することで返信率の改善に期待できます。

まずは件名を短くシンプルにまとめ、一目でわかるように工夫しましょう。

件名でお客様の心を掴むことができれば開封してもらえます。

また、開封後の本文には言葉遣いや誤字脱字に注意してお客様のメリットを明確に明示することが大切です。

自社の商品やサービスの魅力を理解してもらえれば、返信率も上がることでしょう。

返信率が高い営業メールの例文を参考に書き方のコツを押さえ、返信率の改善に努めましょう。

今回は以上です。

<参考外部サイト>

Benchmark「メルマガ平均開封率レポート【2020年版】

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